Workflows (y II)

Hoy voy a hablar de un ejemplo de Workflow de funcionamiento interno, pero antes me gustaría repasar visualmente el ejemplo de trámite que os expuse la semana pasada:

Este sería el flujo de nuestro trámite sin informatizar:

Y así sería como se podría desarrollar si lo implementamos por medio de un sistema de Gestión de la Información:

Como se puede observar, no desaparece el componente humano, sólo el de las tareas insignificantes de personal no cualificado, pues de cara al mantenimiento de las aplicaciones de gestión sería necesario personal cualificado.

Veamos ahora un ejemplo de workflow aplicado al trabajo diario interno de una organización. Supongamos que un jefe de equipo requiere presentar un informe a sus superiores. Necesita que los datos sean recabados por el personal a su cargo, elaborar el informe y pasárselo a sus superiores.

El primer paso es la orden de los superiores para solicitar el informe. Habitualmente esta tarea se realizaría mediante una petición formal. Antiguamente –o quizá no tan antiguamente- estas peticiones se hacían por medio de memos o bien de palabra mediante una llamada telefónica, una visita al despacho o una orden directa durante una reunión. Estos sistemas siguen existiendo, aunque el medio más habitual de solicitar algo actualmente es mediante correo electrónico, que vendría a sustituir al antiguo memo.

En un entorno de trabajo basado en el entorno digital colaborativo el superior solo tendría que asignar la tarea en un calendario de trabajo dentro del portal colaborativo, el cual enviaría el mensaje de la petición de la tarea al jefe de equipo. Algunos diréis ¿Y que diferencia hay? Mucha en realidad. El calendario puede estar configurado para enviarnos avisos regulares mientras no ejecutemos la tarea, de manera que nuestro superior no tiene porque estar recordándonos constantemente que todavía no le hemos entregado el informe que nos ha requerido, ya lo hace el calendario por él.

El segundo paso habitual sería reunirnos con nuestros subordinados y solicitarles los datos que nos hacen falta para elaborar el informe. También les podríamos enviar un correo o decírselo en persona. Pero en un entorno colaborativo nos bastaría con hacer exactamente lo mismo que el superior ha hecho con nosotros: ponerles la tarea en el calendario. En tanto no nos envíen los datos, el calendario les recordará puntualmente el tiempo que les queda para cumplir con la misma.

El tercer paso es que nos envíen esos datos. Si no tenemos un entorno colaborativo digital nos pueden enviar los datos por correo electrónico, o en papel... incluso alguno nos los cantaría por teléfono o en una reunión y se quedaría tan ancho. En un entorno colaborativo habremos establecido un procedimiento para publicar todo en una biblioteca con una plantilla predefinida por la empresa para que todo la documentación que se genere tenga la misma identidad corporativa y, además, estas plantillas estarán siempre actualizadas a su última versión por el personal de imagen de la empresa u organización ¿quién no ha tenido que cambiar alguna vez el formato de documento porque el que tenía en su ordenador estaba desfasado? Un ejemplo típico de esto ocurre en numerosas administraciones públicas cuando una reorganización política hace cambios en los nombres de los servicios, sus direcciones generales e incluso sus consejerías o ministerios. El departamento de imagen genera los nuevos logotipos y plantillas de documentos, pero éstos no llegan de inmediato a todo el mundo, en algunos casos pasan meses hasta que se actualizan a la nueva versión.

Volviendo al ejemplo, la biblioteca colaborativa tendrá por defecto asignada y actualizada a su versión más reciente la plantilla necesaria para entregar los datos solicitados. Cuando uno de los subordinados guarde un archivo con los datos en esa biblioteca, ésta le enviará un aviso por correo electrónico o mensajería móvil al jefe de equipo que los está esperando para revisarlos. Si no tuviésemos un entorno colaborativo, habría que esperar a entregarlos por algún medio directo o indirecto –correo electrónico personal, en mano, pasándoselo a una secretaria...- generando la posibilidad de que nos equivoquemos poner la dirección o no localicemos al jefe o su secretaria despiste la carpeta con el documento.

El siguiente paso a la recepción de los datos por nuestra parte es comprobar que está todo correcto y no nos falta nada para elaborar el informe que nos han pedido. Si necesitamos dar un toque de atención porque nos falta algo en la documentación que nos han pasado, en un entorno no colaborativo habría que llamar o mandar un correo electrónico o ir a hablar con la persona o personas que no han hecho su parte del trabajo correctamente. En un entorno colaborativo, bastaría con rechazar en el workflow de aprobación el documento publicado en la biblioteca. Podríamos añadir a ese rechazo una anotación explicativa del porqué y todo esto rebotaría en un aviso automático (e-mail, móvil...) al autor del documento.

Cuando por fin los documentos de datos que nos han pasado son correctos, en un entorno no colaborativo los subordinados posiblemente no tendrían noticias de su jefe hasta que éste entregase el informe o incluso ni siquiera entonces. Todos asumirían que habrían hecho bien su parte del trabajo solo porque no se les reclaman más modificaciones.

En un entorno colaborativo con un workflow de aprobación implementado, el jefe tendría que aprobar los documentos a modo de aceptación, de esta manera, los subordinados sabrían que su trabajo se ha realizado correctamente cuando recibiesen el aviso automático. Un jefe muy ocupado no siempre puede dar palmadas de agradecimiento en la espalda de su gente, pero un “click” de ratón es un esfuerzo muy pequeño que puede hacer que mucha gente se sienta mejor.

Ahora viene el momento en que nosotros tenemos que elaborar el informe con los datos que nos han pasado. El procedimiento sería el mismo que nuestros subordinados han seguido con nosotros, con la diferencia de que aquí es posible que tengamos más de un aprobador de nuestro trabajo. Los workflows de los entornos colaborativos nos permiten cosas como crear portales de trabajo en torno a un único documento, también podríamos haber planteado el trabajo desde el principio de esa forma involucrando a todo el personal en todo el proceso de elaboración del informe, dependiendo del tipo de organización puede ser otra opción. Lo más habitual será que el informe sea guardado en la biblioteca y que ésta envíe mensajes automáticos a todos los aprobadores del documento. A partir de ahí las combinaciones pueden ser diversas, desde la necesidad de que haya un aprobador concreto que no pueda saltarse la aprobación, pasando por la de que no sea necesario más que la aprobación de una parte de los aprobadores independientemente de quienes sean estos, hasta la de que todos tengan que aprobarlo e incluso esa aprobación deba ser escalada y hacerse en un orden determinado.

¿Qué nos ahorramos con todo esto? Para empezar, lo que ya he comentado en más de una ocasión, evitar usar la plantilla de documento desfasada, lo que nos ahorrará el tiempo de comprobar que tenemos la plantilla correcta. En segundo lugar, los típicos disgustos de “mi ordenador no funciona y tengo todos los datos ahí”. Estaremos trabajando en un entorno colaborativo, todos los datos estarán en el servidor y los administradores ya se habrán ocupado de asegurar por medio de backups y sistemas RAID que cualquier fallo quede paliado y la información no se pierda. Podremos trabajar desde cualquier equipo desde cualquier lugar que tenga acceso a la red corporativa. Finalmente nos ahorraremos reuniones, desplazamientos y los típicos disgustos de “se me ha pasado enviártelo cuando he cerrado el Word”. “Ayer lo terminé muy tarde y no me dio tiempo a imprimirlo...”

¡Se acabaron las excusas! ¡Bienvenidos al maravilloso mundo de los Workflows!

Workflows: que son y como agilizan las tareas más cotidianas de trabajo.

Últimamente se habla de mucho de la Gestión Documental, de la E-Administración, de la Gestión de la Información... También se habla mucho de herramientas de software que nos ayudan en todas esas tareas de gestión, sobre todo de herramientas “Open Source” –mal traducido al español como Software Libre. Sin embargo, de lo que menos se habla es precisamente de las tareas que estos programas nos facilitan.

Se habla mucho en general de la burocracia de la administración, pero lo cierto es que, sin tramites ni burocracia, no tendríamos garantías de que las peticiones que se hacen puedan llegar a buen termino. Por ejemplo, si yo voy a una ventanilla y solo hago constar que deseo hacer un trámite sin solicitarlo por escrito, la persona que me atiende puede malinterpretar u olvidar la petición, por lo que ésta podría ser obviada o ejecutada con consecuencias muy distintas a las deseadas. Por ello, ya se trate de un trámite público o privado, lo escrito consta, pero eso no significa que lo escrito deba ser siempre en papel.

En estos tiempos en los que prima la economía sobre todas las cosas tanto empresas privadas como administraciones públicas están empezando a optar por el documento digital, sin embargo, especialmente a la administración pública, le está costando más adaptarse a esta nueva situación. El principal escollo se encuentra en la cantidad de personal que no desea cambiar de modo de hacer las cosas. No pretendo hoy hacer una crítica hacia el estatismo de algunos elementos antediluvianos que todavía moran en nuestras administraciones y empresas impidiendo que éstas actualicen sus métodos de trabajo, ya que, afortunadamente, tienen por contrapeso muchos otros elementos que están consiguiendo introducir, aunque sea a la fuerza, a esos dinosaurios en la era digital.

Como he dicho, no es ese el tema que quiero tratar, aunque quiero dejar claro que si muchas empresas y administraciones no tienen implementado algo como lo que voy a describir ahora para toda su gestión de funcionamiento interno es precisamente por estar dirigidas a ciertos niveles de decisión por esa parte retardataria de nuestra sociedad.

Tampoco voy a hablar de herramientas. Creo que lo importante es dejar claro primero que es lo que la tecnología te puede ofrecer, establecer que necesitamos, con que presupuesto contamos y en base a todo esto, escoger la herramienta adecuada.

¿Qué puede ofrecernos la tecnología en base la gestión de la información? Una de las más potentes herramientas que tiene la gestión de la información es el diseño de “Workflows”. Para quien no lo sepa, en inglés “Workflow” significa “Flujo de trabajo”. Normalmente, cuando hablamos de diseño de Workflows nos estamos refiriendo al diseño de revisión y aprobación de documentos. Volvamos al ejemplo de la ventanilla. Si yo llego a una ventanilla para hacer una petición, lo más probable es que necesite un formato de documento específico, pero rellenarlo me va a llevar un tiempo, así que me desplazo hasta la ventanilla y estos me dan un modelo para llevármelo a casa, pero lo que no se es que mañana entra en vigor otro modelo nuevo, y, como no pregunto, nadie me lo indica, porque hoy todavía no está disponible y todo el mundo está haciendo los trámites con el modelo viejo. ¿Cuál sería la primera mejora que nos permitiría una tramitación digitalizada? Para empezar no hay que desplazarse hasta la ventanilla para hacer el trámite, lo podemos hacer desde casa. Al no tener que perder el tiempo con idas y venidas, se puede descargar la última versión del documento en el mismo día que éste se vaya a presentar, así nos evitamos el problema de los cambios de diseño o administrativos de última hora.

El segundo paso en el trámite suele ser que nos acrediten que hemos presentado un papel entregándonos un justificante por si necesitásemos reclamar el trámite realizado. Ese justificante puede ser, bien una copia de lo entregado sellada por la persona que nos ha atendido o un documento “recibí” firmado por esa persona. ¿Si la entrega es digital como recibimos la justificación? Si hemos enviado algo por correo electrónico, podemos activar el aviso de recepción que permite que la persona al otro lado nos devuelva automáticamente un correo confirmando la llegada del documento. Sin embargo, este sistema tiene un componente humano demasiado falible, de ahí que el correo electrónico solo sea una solución a medias respecto al flujo analógico de documentos en papel. Precisamente la idea de la automatización de flujos de trabajo consiste en evitar el error humano todo lo posible, por lo que lo lógico sería que subiesemos el documento a un repositorio y que al finalizar la subida, el propio servidor donde el documento se ubicase nos enviase un correo automático que nos confirmase que nuestro trámite, es decir, el envío del documento, se ha iniciado con éxito y que en un periodo no superior a “x” días recibiremos una respuesta a nuestra petición.

Acabamos de iniciar un Workflow. En un trámite analógico, el siguiente paso es que el documento sea derivado por una persona al departamento o persona que haya de ocuparse de esa petición, con el correspondiente peligro de que esa persona se ponga enferma o se equivoque y eso provoque o un atasco o un retraso o en el proceso del trámite. Si bien es cierto que un ordenador se puede estropear, la mayoría de los atrasos en los flujos de tramitación no se dan por fallos informáticos en maquinas de procesos automatizados, ya que estas máquinas suelen contar con sistemas de respaldo para impedir fallos o paliarlos al mínimo –depende de la inversión realizada-. La mayoría de las veces que se nos dice que hay un problema informático, el verdadero problema es que una persona ha metido la mano, o mejor dicho puesto el dedo, donde no debía. Es decir, no son fallos informáticos, sino humanos, ya que las máquinas, a pesar de lo que digan las novelas de Arthur C. Clarke o Isaac Asimov, no pueden pensar aún por si mismas.

En el proceso automatizado que sustituiría a nuestro proceso analógico en papel, al mismo tiempo que nosotros hemos recibido el correo de inicio del trámite con éxito, la persona o personas a las que va dirigido han recibido el aviso por correo electrónico de que tienen un nuevo documento para revisar en el servidor correspondiente. Posiblemente, en una administración sin automatizar, alguien les haría llegar el documento, bien escaneado o bien en papel, haciendo las copias pertinentes. Si en el proceso hay varias personas implicadas, estas tendrían que ponerse de acuerdo. Eso no va a variar tampoco en un proceso automatizado, sin embargo, un gestor del conocimiento nos puede facilitar saber cuando alguien ha revisado el documento y ha dejado algún comentario al respecto para que los demás puedan revisar sus anotaciones cuando tengan tiempo para ello. Cada vez que alguien deje un comentario, los demás responsables de este trámite pueden recibir un aviso por correo electrónico o mensaje de texto al móvil, mensajería instantánea, etc. Así hasta que todos están de acuerdo en aceptar el trámite, el documento o lo que sea y lo aprueben o lo rechacen del todo. En caso de aprobación, el trámite pasaría al siguiente nivel, el de su ejecución, que bien podría ser ya el paso final o un paso previo al aviso al sujeto que lo ha iniciado. En el mundo analógico, el sujeto que ha iniciado el trámite recibiría una confirmación de que su petición ha sido aceptada y las consecuencias de la misma por correo ordinario y la tramitación de dicho envío también supondría un trámite extra. En nuestro workflow digitalizado, tras la aprobación o la ejecución del trámite, el usuario podría ser avisado automáticamente por correo electrónico, mensajería instantánea o mensaje de texto a su móvil de la finalización del trámite y de cómo puede proceder para descargar documentación que certifique dicho trámite si procede y/o acceder a los beneficios adquiridos gracias al mismo. Los avisos automatizados tomarían siempre los datos del documento entregado por el individuo peticionario, por tanto, la responsabilidad del único error humano posible en la recepción de cualquier aviso estaría en el propio peticionario en caso de no dar correctamente sus datos de contacto.

En caso de rechazo, normalmente el flujo del workflow sería el contrario, en vez de ir hacia el departamento ejecutor volvería a la ventanilla o se informaría directamente de la denegación al usuario. El procedimiento de aviso en el caso de un workflow digitalizado podría seguir el mismo camino y los procedimientos de aviso podrían ser los mismos que los descritos para el de aprobación solo que indicando el proceso a seguir para recurrir la resolución desfavorable. 

Dado lo mucho que se puede ahondar en este tema para que quede mucho más claro, dejaremos esto aquí y la próxima semana seguiré con un ejemplo de gestión interna mucho más claro y detallado que nos puede ayudar a entender mejor el potencial que puede ofrecernos la programación de workflows personalizados en cualquier ámbito administrativo, tanto público como privado. 

Arte y sensibilidad

     Hace unos días leí un artículo que me dio mucha rabia, sobre todo, porque es cierto y es una pena. La mayoría de la gente, cuando va a un museo, prefiere ver algo clásico y figurativo a algo creado en su propia época. Los comentarios como "eso lo pinta mi niña de tres años" son tan habituales de escuchar en las exposiciones de arte actual que dan ganas de decir aquello que decía mi profesora de arte de COU: "las margaritas no son para los cerdos".

     Y es que quizá el problema sea ese. Quienes nos tendrían que haber enseñado a apreciar y entender el arte nos convencieron en su momento de que eso es solo para minorías. Así que la gente ve perros, ve gatos y ve bodegones, ve mujeres desnudas y santos y mártires y creen que eso lo entienden, pero no saben realmente lo que significa porque no conocen la iconografía, se quedan en la técnica del realismo, la perspectiva, el claroscuro... pero no ven esas obras desde la mentalidad de la época en que fueron ejecutadas. Luego van a ver una exposición de arte contemporáneo, cuyo mensaje, cuyo trasfondo, es mucho más cercano a nosotros, o debería serlo. Muchas de estas obras no están tan centradas en una técnica depurada como en transmitir un mensaje, pero el mensaje no llega porque el visitante no es capaz de ver más allá de sus narices y tampoco es culpa suya. 

     Recuerdo que un profesor mio de literatura escribía en uno de los semanarios especiales del Heraldo, el Heraldo Escolar. Nos propuso que escribiésemos algo para publicar en el Heraldo, lo que quisiéramos. Yo le presenté unas poesías -bastante malas debo añadir- y él las rechazó explicándome que una obra literaria o de cualquier otro tipo solo es buena si la gente entiende lo que quieres transmitir con ella. Al cabo de unos años me encontré esas poesías en una carpeta y las leí, fue entonces cuando comprendí lo que me había dicho mi profesor, ni yo misma entendía que había querido decir en el momento en que había escrito aquello ni siquiera contextualizando en mi memoria los motivos que me habían llevado a escribir esas líneas. 

     Pero esto no significa que cada vez que no entendamos una obra contemporánea el artista no haya sabido transmitir su mensaje. En la época que nos encontramos muchas veces el mensaje es simplemente ver como reacciona la gente ante tu obra. Otras veces el mensaje es el del arte por el arte. No tiene porqué gustarnos, pero es sin duda un mensaje. El problema es que no estamos sensibilizados para entenderlo. Nos han programado para que valoremos la técnica porque en clase de dibujo y manualidades nos han premiado cuando hemos copiado bien la lámina de dibujo y nos han puesto mala nota cuando hemos manchado de tinta la lámina porque nos sudaban las manos al usar los grafos en dibujo técnico. Así que estamos mentalmente programados para que solo nos gusten obras figurativamente muy elaboradas y de costosa ejecución aunque no tengamos ninguna idea de que es lo que nos están contando porque están totalmente descontextualizadas. De esto también tiene mucha culpa y un profesorado inadecuado que transmite a sus alumnos el mensaje equivocado. 

    No voy a meterme hoy con el tema de la enseñanza, tal vez lo haga o no en otro momento, aunque hay otros blogs más especializados que el mio para tratar ese tema con  mayor profundidad. Lo que si voy a hacer es subir algo que yo he diseñado y esperar que, contextualizando en la era que nos ha tocado vivir, los que leáis este post seáis capaces de entender.

      

Código abierto: la realidad del software libre.

Hace algunos días me enfrasqué en un debate digital en uno de los grupos de debate de LinkedIn en los que estoy dada de alta. Naturalmente, no me di cuenta hasta que fue demasiado tarde de que la persona al otro lado del hilo de la conversación era un fanático anti-Microsoft, anti-apple y pro-software libre. Y es que no hay nada peor que un iluminado que ha descubierto la luz eléctrica y no se percata de que también las bombillas parpadean y se funden.

Pero no me malinterpretéis, yo soy defensora de la filosofía del código abierto y los entornos colaborativos en todos los ámbitos, pero también soy una persona práctica o, al menos, me gusta considerarme así. El caso es que, sea por estudios o trabajo, llevo años vinculada en distintos niveles al mundo de la informática y, como siempre digo, no me gusta casarme con ninguna herramienta, sino que procuro, en la medida de lo posible, usar la herramienta más adecuada en cada caso. De esto ya he hablado en otras ocasiones y para ello os hago referencia más abajo a los artículos que en su día publiqué a este respecto en “La calle de todos” –prensa escrita- y “El librepensador” –prensa digital-, por lo que no considero que deba repetirme.

El otro día acabé por dejar por imposible al fanático de turno porque me demostró dos cosas que llevó predicando yo mucho tiempo. La primera, que no es cierto eso que dicen de que en el mundo de los ciegos el tuerto sea el rey. Si un ciego no quiere creer que exista el sentido de la vista es imposible hacérselo comprender. En segundo lugar, que no hay nada peor que un fanatismo basado en premisas falsas. “Yo uso Ubuntu y no uso antivirus porque no tengo problemas de virus porque los virus solo atacan a los Windows y los Macintosh”. 

Muy bien pequeños “padawan” del software libre. Primera lección que tenéis que aprender. No se llama software libre sino “código abierto” y su filosofía principal no es que todo el mundo tenga aplicaciones gratis sino que los programadores dispongan libremente de los códigos que otros ya han ideado y que funcionan, para no tener que andar perdiendo el tiempo en reinventar la rueda cada vez que quieran hacer algo que alguien registró con código propietario y les resulte demasiado caro de adquirir.

Segunda lección: Los virus y los gusanos los idean personas con ganas que puñetear, pero los troyanos y el Spyware los promueven personas con mucho interés por el mundo de lo ajeno y por ajeno me refiero a nuestras cuentas bancarias, nuestros datos personales... si un pescador quiere pescar ¿dónde va? Pues al banco de peces más grande que haya. ¿Cual es el sistema operativo más difundido del mundo? Windows. A esto hay que añadir que todos navegamos por la misma red y que utilizamos sistemas operativos no solo en el ordenador, sino también en los móviles, en las tabletas... para lo cual usamos navegadores que nos muestran páginas elaboradas con los mismos lenguajes interpretados por estos navegadores. Lenguajes “script” que en ocasiones pueden aprovechar las vulnerabilidades de los distintos navegadores para hacerse con toda la información personal de nuestros equipos. Esto afecta tanto a los clásicos sistemas comerciales como a los nuevos sistemas de código abierto. Lo mismo sucede respecto a los navegadores.  Por lo tanto, mis “pequeños saltamontes” del software libre, a veces las personas no saben que tienen una enfermedad hasta que no van al médico, lo mismo pasa con los troyanos y el Spyware, que uno no los detecta hasta que ya no tiene remedio y que la probabilidad de que te ataquen en un sistema Linux, actualmente, sea inferior no significa que no exista peligro. Internet es el banco de peces más grande del mundo y hay muchos pescadores echando las redes en él.

Tercera lección: Si no hay una empresa detrás, las personas que lo elaboran no tienen un aliciente económico que sustente su trabajo. Parece una tontería pero todos somos altruistas hasta un límite y ese límite es como esté nuestra cuenta bancaria a final de mes. Por muy bonito que sea trabajar gratis, si puedes comer de lo que haces es mucho mejor. La mayoría de la gente que usa software libre, no lo hace por lo maravilloso que es compartir el código, lo hace porque le sale gratis. Mientras se lo den gratis les da lo mismo que detrás esté Sun Microsystems que Perico Pérez. Sun puede permitirse el lujo de dar soporte a proyectos de código abierto como “Open office” porque tiene otros productos más profesionales por los que cobra licencias comerciales de uso.

Llegados a este punto, algunos me diréis “es que estas herramientas no son para uso profesional”. Y aquí es cuando yo tengo que tener cuidado y no caerme de la risa de la silla.

Y es que es cierto que la idea original es que el público en general no tenga que pagar por las funcionalidades más básicas que en un momento dado pueda necesitar. Un buen ejemplo de esto sería el GIMP, motivo de la discusión que otro día mantuve en la red.

Últimamente, especialmente debido a la crisis económica, todo empresario o profesional busca la manera de ahorrarse dinero y se está haciendo mucho hincapié en el uso del “Software Libre” para ahorrar dinero en licencias. Y que no se me malinterprete de nuevo, estoy de acuerdo en que si la herramienta gratuita o más barata te da la funcionalidad que necesitas, adelante con ella. Lo que no se puede hacer es mentir al personal descaradamente y decirles que GIMP sustituye a Adobe Photoshop.

Muchos profesionales del diseño gráfico, entre los que me gusta incluirme, están intentando trabajar con esa herramienta, pero la inmensa mayoría se ha dado cuenta de que la herramienta de Software libre dista mucho de tener las capacidades que tiene la de Adobe. Trabajar con capas en GIMP es dolorosísimo y si se trata de una capa de texto ya ni hablamos. El filtro de “Paso alto” hay que reproducirlo por medio de otros pasos que hacen que se tarde el doble en conseguir el resultado deseado y el tiempo en el mundo laboral también es oro. Si a esto le añadimos que para generar una acción automatizada casi hay que ser ingeniero informático programador de scripts frente a la sencillez de grabación de macros de la herramienta de adobe... claro que una herramienta que cuesta más de mil euros tiene que ser mejor por narices que una que es gratis.  Sinceramente, yo le recomiendo a los diseñadores gráficos que, si quieren ser competitivos, ahorren y se compren, al menos una licencia. Posiblemente sea la mejor inversión que van a hacer en su carrera profesional.

Algunos estarán diciendo ahora mismo que he mentido al comienzo de este artículo porque considerarán que me he casado con el Adobe Photoshop. Nada más lejos de la realidad. Si recomiendo esa herramienta a los profesionales es porque la considero, a día de hoy, la mejor opción. Si uno quiere hacer el chorras en casa con las fotos del móvil, que use la herramienta más económica que encuentre. Y como le dije el otro día a mi “amigo” de LinkedIn, ¡ojala que GIMP llegue algún día a ser una herramienta tan buena como PhotoShop y no tengamos que pagar más de mil euros por una licencia de uso! En fin, que de ilusión también se vive ¿no?

Aquí os dejo también enlaces a mis artículos anteriores sobre este tema:

Existe un mundo más allá de windows. Descargar de Archivo
¿Porqué Software libre? Descargar de Archivo Ver publicación en "El Librepensador.com"

Community Management vs. Curación de Contenidos.

Hace algunos meses tuve la suerte de asistir a una presentación en el Instituto Tecnológico de Aragón sobre este tema. La ponente principal, de la que ahora mismo no recuerdo su nombre pero que estaba más que acreditada para hablar del mismo, expuso con gran convicción y argumentos de peso que las redes sociales estaban cambiando el mundo tal y como lo conocemos hasta tal punto que incluso ideas tan enraizadas como las fórmulas democráticas establecidas o los sistemas de gobierno tradicionales estaban siendo cuestionadas y modificadas por movimientos de masas principalmente ensalzados y convocados a través de dichas redes.

No es este el tema que quiero tratar hoy, de hecho, tampoco la disertación que esta persona hizo trataba sobre ello. Solo lo utilizó como punto de partida para apoyar la idea de la importancia que hoy en día se están cobrando las redes sociales.

No es algo nuevo que un medio de difusión de la información se convierta en una parte esencial de la vida de las personas. La radio y la televisión lo fueron en su momento, después vinieron Internet y el teléfono móvil. Quizá nadie recuerde ya si en sus comienzos la radio y la televisión tenían o no publicidad, pero, en un primer momento, Internet no era un medio publicitario, se fue convirtiendo en uno poco a poco hasta que un día todo eran banners y promociones. Ahora encontrar una página que no tenga publicidad o no intente vendernos algo es tan improbable como que los anuncios desaparezcan al cien por cien de la televisión pública –si alguien creyó realmente que ese sistema llegaría algún día a ser sostenible es que estaba más flipado que el ex-presidente Rodríguez Zapatero aplicando un formato televisivo impulsado por la derecha francesa para arruinar su ente audiovisual y así facilitar su privatización.

Pero no quiero irme por las ramas con este tema. A lo que iba, es que la publicidad, la difusión, lo es todo en cualquier medio. Ya decía Alfonso Guerra en tiempos algo así como que prefería diez minutos en televisión a una hora en la radio. Ahora habría que cambiar esa frase y decir que es mejor tener una buena difusión en las redes sociales antes de que saquen en la tele y sino que se lo pregunten a Tony Cantó, años de televisión lo pusieron en el Congreso y unas malas semanas en las redes sociales le podrían complicar una posible reelección en las próximas generales.

Y ese es el otro problema: buena o mala, la imagen que damos en las redes sociales, que no suele ser directa sino la que otros difunden de ti, es esencial para que cualquier negocio o proyecto social, cultural, etc., fracase o triunfe. Y es aquí donde entran las figuras a las que hago mención en el comienzo de éste artículo.

¿Qué es el Community Management? Supongo que todos o casi todos lo que leáis esto habréis llegado hasta aquí a través de alguna red social de las varias en las que me publicito -Facebook, LinkedIn, Google+...-. El Community Management es la acción de gestionar una o diversas cuentas en una o diversas redes sociales con idea de difundir un proyecto, idea, negocio, producto o servicio. Pero entonces ¿qué es un Community Manager? ¿Qué hace realmente? El Community Manager es un experto en Marketing que, no solo se dedica a difundir sino que analiza y clasifica los targets de las audiencias receptoras de las campañas de difusión, selecciona la información a difundir en función de esos targets y prepara una estrategia de difusión basada en toda la información que esas mismas potenciales audiencias les proporcionan por medio de comentarios, “likes”, datos publicados en los perfiles personales, etc.

¿Cual es el problema? Pues el mismo que puede tener cualquier campaña publicitaria. Que este experto en el manejo y aprovechamiento de las redes sociales no tiene porqué ser experto en la información que difunde. Se limita a publicitar aquello que la empresa o el proyecto le dicen que publicite y se limita a poner en práctica sus conocimientos sobre SEO, SEM, analíticas de visitas, análisis de audiencias... y cuando algo falla y toda la teoría del marketing y la publicidad se caen por su propio peso, la culpa recae sobre el tío que le pasó los textos al de marketing y no supo transmitirle la idea que se quería difundir. Y es que en las redes sociales no es suficiente con publicar y esperar a que la gente te haga comentarios positivos o te marquen un “me gusta”. Si alguien te pregunta algo o te hace un comentario técnico sobre lo que has publicado debe recibir una respuesta lo más pronta y honesta posible. Si no se hace esto, y la mayoría de los Community Managers –de marketing puro- no lo hacen, la falta de feedback con la marca acaba produciendo el efecto contrario al deseado. Es tal el mal manejo de la situación, que hay casos en los que las preguntas incomodas y las criticas a un producto o servicio son eliminadas por los citados gestores que no saben lidiar con este tipo de situaciones a las que no están habituados porque proceden de una escuela de negocios donde les enseñaron un modelo publicitario basado en la unidireccionalidad.  

¿Cuál es la solución? Recuerdo perfectamente que la ponente del ITA estableció esto mismo que yo voy a explicar a continuación: La Curación de Contenidos es el verdadero futuro de la difusión en las redes sociales.

¿Qué es la Curación de Contenidos? En las redes sociales la gente difunde de todo, un Curador de Contenidos es alguien que selecciona la información a difundir, generalmente un experto en esa materia y no alguien a quien le da igual difundir sobre leche que sobre botas camperas.  

Un experto en marketing puede enseñarnos a utilizar las herramientas y a planificar nuestra estrategia, pero cuando haya que lidiar con el público, nada mejor que alguien que pueda aclarar dudas y domine los temas difundidos para poder responder adecuadamente a las críticas cuando éstas no tengan fundamento, no teniendo que limitarse a ignorarlas e incluso borrarlas. Por tanto, la figura del Community Manager no es la más adecuada para gestionar nuestra imagen en las redes sociales, sino la del Curador de Contenidos.

Algunos consideran esto como que la figura del Community Manager debe ser un experto en la materia de la que trata, pero yo prefiero hacer una distinción clara y apostar por la figura del Curador de Contenidos, claramente separada del experto en Marketing y abogar porque la moda de tener un Community Manager se pase pronto, haciendo que podamos disertar con expertos y no con comerciales.

Al César lo que es del César... y no pido mucho.

    Voy a empezar esta nueva andadura con un artículo viejo. "Planificación ideal de un proyecto web" fue publicado originalmente en Noticias.com el 8 de Agosto de 2005. 

  Recientemente descubrí por casualidad que unos meses después había sido totalmente reproducido, sin mi permiso, por alguien en una web comercial que solamente me citó como fuente y que además añadía un párrafo adicional de promoción de una empresa -supongo que la de la web en la que se copió el artículo- sin acotar o separar claramente que texto era el mío y cual era el suyo, dando la apariencia de haber escrito ellos el texto o que yo, autora de mismo, podría tener alguna relación laboral con ellos, cosa que desde aquí aprovecho para desmentir.

    A continuación de estas líneas os reproduzco mi artículo, quizá un poco desfasado ya, aunque puede que no tanto si nos fijamos en la forma de trabajar de algunas empresas.

Disfrutadlo.

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Planificación ideal de un proyecto Web.

A pesar de los años que lleva Internet implantado en el mercado, la empresas todavía no han dado con la formula óptima de producción en este tipo de proyectos.

Durante los años que llevo dedicados a la elaboración de proyectos Web, he podido constatar que, en general, hay un gran desconocimiento a la hora de acometer un proyecto Web de forma adecuadamente coordinada.
Cada empresa tiene una forma de trabajar diferente. Unas tienen bondades que son carencias en las otras y viceversa.
Esto no significa que los sistemas de producción de este tipo de aplicaciones sean mejores o peores, simplemente no están equilibrados.
Por lo general, las empresas dedicadas al diseño hacen hincapié en esa parte del producto, dejando de lado las problemáticas que para la fase de programación puede acarrear un diseño que no se adapte bien a la automatización de sus contenidos.
Por el contrario, las empresas dedicadas al desarrollo de aplicaciones tienen tendencia a menospreciar el valor de un buen diseño a la hora de presentar estos productos. Cuando un diseñador tiene que hacerse cargo del programa elaborado, suele tener serios problemas para no eliminar ningún código importante del programa y su aportación  -si no tiene conocimientos suficientes de código html, javascript o, incluso, asp o php, ya que hoy en día los diseñadores no saben mucho más que el manejo de DreamWeaver- suele ser bastante pobre.
Este tipo de actuaciones conduce a diseños espectaculares, con una difícil actualización de contenidos, o a programas con contenidos ágilmente renovables, pero con aspectos pobres o acabados poco cuidados.
Afortunadamente, existen empresas que ya han empezado a poner remedio a este problema, creando equipos mixtos de diseñadores, maquetadores y programadores, coordinados por analistas con amplios conocimientos en ambos campos: el del diseño y el de la programación.
Uno de los mayores escollos con que se encuentra una empresa a la hora de definir equipos equilibrados es la falta de entendimiento entre programadores y diseñadores, ya que, generalmente, “no hablan el mismo idioma”. El segundo problema es encontrar a alguien formado en ambos campos.
Generalmente los equipos deberían estar  liderados por Directores de Arte formados en empresas informáticas o Analistas con una amplía experiencia colaborativa en empresas de diseño.
Desafortunadamente, esta figura no es fácil de encontrar y cada tipo de empresa acaba contratando para esos puestos a aquellos profesionales que se ajustan más al perfil de su principal interés, en el caso de las empresas de marketing y diseño son Directores de Arte y en el caso de las empresas de desarrollo son Analistas Informáticos.
Esto provoca que no se resuelva el problema de manera satisfactoria y los clientes acaben encargando sus productos de manera compartida, el diseño a una empresa y el desarrollo a otra.
En estos casos se produce una dicotomía que genera un malestar a la hora de decidir quien lleva la voz cantante del proyecto, llegando a producirse falta de colaboración y rivalidad expresa entre ambas compañías que no comprenden –o no quieren comprender- porqué no les han concedido realizar el proyecto en solitario cuando sus equipos disponen de personal capacitado para realizar el proyecto en todo su conjunto.
Llegados a este punto ¿a dónde nos conduce esta situación? Si poniendo los medios humanos adecuados no conseguimos un entendimiento ¿qué falla en el proceso?.
Como toda aplicación informática, la elaboración de un proyecto Web, no sólo se basa en el recurso, sino también en el orden en el que se elabora el producto.
Si un cocinero hace una tarta de manzana, deberá añadir la manzana antes de meter la tarta en el horno y no después, sino el producto de ese cambio sería un postre distinto.
Así pues, las empresas informáticas, aún incluyendo diseñadores en sus equipos, tienen tendencia a elaborar la programación antes de solicitar la intervención de este recurso.
Por el contrario, las empresas de diseño, realizan bocetos sin preguntar a sus desarrolladores si creen que se ajustan a las necesidades del proyecto.
Por eso la figura del coordinador del equipo, conocedora de ambos campos de actuación, es tan importante. Puede ayudar a optimizar un sistema de producción para conseguir algo que hoy en día se exige cada vez con más fuerza: desarrollos Web espectaculares y prácticos.

La dirección de archivo donde podéis localizar la publicación original: 

http://www.noticias.com/planificacion-ideal-de-un-proyecto-web.31739

Un enlace a mi archivo en mi Biblioteca Virtual de donde podéis descargarlo si el enlace anterior deja de funcionar o si queréis tenerlo en vuestra biblioteca particular.

Descargar de archivo

Bienvenidos a mi pequeña ventana al mundo

      A la tercera va la vencida. Y es que éste no es el primer blog que inicio. Supongo que unirse a las modas es algo que nos ha pasado a todos en alguna ocasión. Mi primer blog era uno de esos casos y, por eso, tras la tercera publicación lo abandone por falta de tiempo y trolls a los que no conocía y cuyos comentarios me importaban menos que aquello que tiramos por la taza del retrete.

      Cuando la fiebre de los blogs empezó a descender, descubrí ciertos sitios de noticias donde podía escribir esporádicamente sin tener que alimentar a la bestia de manera constante. Además podía hacerlo de manera seria, llegar a mucha más gente y con un filtro profesional detrás que no permitía que publicase cualquier cosa. Así comencé a colaborar en Noticias.com y más tarde en Ellibrepensador.com.

      Fue por entonces cuando decidí que había llegado el momento de volver a intentar lo del blog. De nuevo no parecía ser el momento. Creo recordar vagamente que escribí una primera entrada pero ni tan siquiera hubo respuesta de los habituales trolls -parece mentira, pero llegué a echarlos de menos-. Me había acostumbrado a tener comentarios o críticas serias a mis artículos y un blog personal, sin la difusión que tienen los medios de noticias digitales, no tiene comentarios. Continué pues centrándome en mi esporádica contribución periodística, que, aunque no profesional, llegaba más lejos de lo que pensaba.

      Un día en el trabajo me llamaron la atención. Un artículo mío había sido publicado y no había sentado muy bien -un día de estos ya os lo enseñaré, está en el archivo del Noticias.com-. Lo curioso del asunto es que yo lo había enviado y no sabía que lo habían publicado así que fui la primera sorprendida. Me cayó una buena bronca y una insinuación de despido se mascó en el tenso ambiente ¡me sentí como una auténtica periodista! 

   Más allá de la bronca no sucedió nada y yo continué escribiendo, pero me pasé a Ellibrepensador.com. No tenía tanta difusión como el medio en el cual había escrito previamente, pero si la suficiente. Sin embargo, acabé cayendo en las redes sociales y ese olor a inmediatez y difusión rápida que despiden. No tener que escribir un artículo cada vez que quieres difundir algo, ¡una línea de texto, un enlace... y listo!.

      Contestaciones banales o no tanto, enlaces compartidos... todo ese tiempo yo antes lo dedicaba a escribir un único texto.

         Me he dado cuenta recientemente de que mi opinión importa para mucha gente que no me conoce, pero los comentarios a lo que otros publican se suelen perder como el eco en la montaña. Y esa es la misión que tendrá este blog a partir de ahora, ser la memoria de aquellos ecos.

         Espero, de verdad, que a la tercera sea la vencida.