Workflows (y II)

Hoy voy a hablar de un ejemplo de Workflow de funcionamiento interno, pero antes me gustaría repasar visualmente el ejemplo de trámite que os expuse la semana pasada:

Este sería el flujo de nuestro trámite sin informatizar:

Y así sería como se podría desarrollar si lo implementamos por medio de un sistema de Gestión de la Información:

Como se puede observar, no desaparece el componente humano, sólo el de las tareas insignificantes de personal no cualificado, pues de cara al mantenimiento de las aplicaciones de gestión sería necesario personal cualificado.

Veamos ahora un ejemplo de workflow aplicado al trabajo diario interno de una organización. Supongamos que un jefe de equipo requiere presentar un informe a sus superiores. Necesita que los datos sean recabados por el personal a su cargo, elaborar el informe y pasárselo a sus superiores.

El primer paso es la orden de los superiores para solicitar el informe. Habitualmente esta tarea se realizaría mediante una petición formal. Antiguamente –o quizá no tan antiguamente- estas peticiones se hacían por medio de memos o bien de palabra mediante una llamada telefónica, una visita al despacho o una orden directa durante una reunión. Estos sistemas siguen existiendo, aunque el medio más habitual de solicitar algo actualmente es mediante correo electrónico, que vendría a sustituir al antiguo memo.

En un entorno de trabajo basado en el entorno digital colaborativo el superior solo tendría que asignar la tarea en un calendario de trabajo dentro del portal colaborativo, el cual enviaría el mensaje de la petición de la tarea al jefe de equipo. Algunos diréis ¿Y que diferencia hay? Mucha en realidad. El calendario puede estar configurado para enviarnos avisos regulares mientras no ejecutemos la tarea, de manera que nuestro superior no tiene porque estar recordándonos constantemente que todavía no le hemos entregado el informe que nos ha requerido, ya lo hace el calendario por él.

El segundo paso habitual sería reunirnos con nuestros subordinados y solicitarles los datos que nos hacen falta para elaborar el informe. También les podríamos enviar un correo o decírselo en persona. Pero en un entorno colaborativo nos bastaría con hacer exactamente lo mismo que el superior ha hecho con nosotros: ponerles la tarea en el calendario. En tanto no nos envíen los datos, el calendario les recordará puntualmente el tiempo que les queda para cumplir con la misma.

El tercer paso es que nos envíen esos datos. Si no tenemos un entorno colaborativo digital nos pueden enviar los datos por correo electrónico, o en papel... incluso alguno nos los cantaría por teléfono o en una reunión y se quedaría tan ancho. En un entorno colaborativo habremos establecido un procedimiento para publicar todo en una biblioteca con una plantilla predefinida por la empresa para que todo la documentación que se genere tenga la misma identidad corporativa y, además, estas plantillas estarán siempre actualizadas a su última versión por el personal de imagen de la empresa u organización ¿quién no ha tenido que cambiar alguna vez el formato de documento porque el que tenía en su ordenador estaba desfasado? Un ejemplo típico de esto ocurre en numerosas administraciones públicas cuando una reorganización política hace cambios en los nombres de los servicios, sus direcciones generales e incluso sus consejerías o ministerios. El departamento de imagen genera los nuevos logotipos y plantillas de documentos, pero éstos no llegan de inmediato a todo el mundo, en algunos casos pasan meses hasta que se actualizan a la nueva versión.

Volviendo al ejemplo, la biblioteca colaborativa tendrá por defecto asignada y actualizada a su versión más reciente la plantilla necesaria para entregar los datos solicitados. Cuando uno de los subordinados guarde un archivo con los datos en esa biblioteca, ésta le enviará un aviso por correo electrónico o mensajería móvil al jefe de equipo que los está esperando para revisarlos. Si no tuviésemos un entorno colaborativo, habría que esperar a entregarlos por algún medio directo o indirecto –correo electrónico personal, en mano, pasándoselo a una secretaria...- generando la posibilidad de que nos equivoquemos poner la dirección o no localicemos al jefe o su secretaria despiste la carpeta con el documento.

El siguiente paso a la recepción de los datos por nuestra parte es comprobar que está todo correcto y no nos falta nada para elaborar el informe que nos han pedido. Si necesitamos dar un toque de atención porque nos falta algo en la documentación que nos han pasado, en un entorno no colaborativo habría que llamar o mandar un correo electrónico o ir a hablar con la persona o personas que no han hecho su parte del trabajo correctamente. En un entorno colaborativo, bastaría con rechazar en el workflow de aprobación el documento publicado en la biblioteca. Podríamos añadir a ese rechazo una anotación explicativa del porqué y todo esto rebotaría en un aviso automático (e-mail, móvil...) al autor del documento.

Cuando por fin los documentos de datos que nos han pasado son correctos, en un entorno no colaborativo los subordinados posiblemente no tendrían noticias de su jefe hasta que éste entregase el informe o incluso ni siquiera entonces. Todos asumirían que habrían hecho bien su parte del trabajo solo porque no se les reclaman más modificaciones.

En un entorno colaborativo con un workflow de aprobación implementado, el jefe tendría que aprobar los documentos a modo de aceptación, de esta manera, los subordinados sabrían que su trabajo se ha realizado correctamente cuando recibiesen el aviso automático. Un jefe muy ocupado no siempre puede dar palmadas de agradecimiento en la espalda de su gente, pero un “click” de ratón es un esfuerzo muy pequeño que puede hacer que mucha gente se sienta mejor.

Ahora viene el momento en que nosotros tenemos que elaborar el informe con los datos que nos han pasado. El procedimiento sería el mismo que nuestros subordinados han seguido con nosotros, con la diferencia de que aquí es posible que tengamos más de un aprobador de nuestro trabajo. Los workflows de los entornos colaborativos nos permiten cosas como crear portales de trabajo en torno a un único documento, también podríamos haber planteado el trabajo desde el principio de esa forma involucrando a todo el personal en todo el proceso de elaboración del informe, dependiendo del tipo de organización puede ser otra opción. Lo más habitual será que el informe sea guardado en la biblioteca y que ésta envíe mensajes automáticos a todos los aprobadores del documento. A partir de ahí las combinaciones pueden ser diversas, desde la necesidad de que haya un aprobador concreto que no pueda saltarse la aprobación, pasando por la de que no sea necesario más que la aprobación de una parte de los aprobadores independientemente de quienes sean estos, hasta la de que todos tengan que aprobarlo e incluso esa aprobación deba ser escalada y hacerse en un orden determinado.

¿Qué nos ahorramos con todo esto? Para empezar, lo que ya he comentado en más de una ocasión, evitar usar la plantilla de documento desfasada, lo que nos ahorrará el tiempo de comprobar que tenemos la plantilla correcta. En segundo lugar, los típicos disgustos de “mi ordenador no funciona y tengo todos los datos ahí”. Estaremos trabajando en un entorno colaborativo, todos los datos estarán en el servidor y los administradores ya se habrán ocupado de asegurar por medio de backups y sistemas RAID que cualquier fallo quede paliado y la información no se pierda. Podremos trabajar desde cualquier equipo desde cualquier lugar que tenga acceso a la red corporativa. Finalmente nos ahorraremos reuniones, desplazamientos y los típicos disgustos de “se me ha pasado enviártelo cuando he cerrado el Word”. “Ayer lo terminé muy tarde y no me dio tiempo a imprimirlo...”

¡Se acabaron las excusas! ¡Bienvenidos al maravilloso mundo de los Workflows!